그룹웨어 도입 방법 2025

월말 결산을 앞둔 A사의 재무팀, 직원들은 공유 드라이브와 이메일함을 뒤지며 자료를 찾느라 진땀을 흘립니다. 반면 옆 회사 B사는 상황이 다릅니다. 모든 결재와 자료가 한 곳에 모여 있어 몇 번의 클릭만으로 필요한 정보를 찾아내죠. 이 극명한 차이를 만든 열쇠는 다름 아닌 그룹웨어입니다.

최근 기업 전반에서 더존 위하고 등의 그룹웨어 도입이 가속화되고 있습니다. 사실 제 경험 상, 잘 나간다는 기업치고 그룹웨어를 도입하지 않은 기업은 찾기 어려울 정도입니다.

따라서 신입 세무 담당자부터 경영학·세무학 학생, ERP 분야 취업 준비생은 그룹웨어에 대해서 반드시 알아야 한다고 생각하기에, 그룹웨어 도입 효과와 필요성, 실제 도입 절차, 그리고 성공적인 활용 노하우를 제 경험 녹여서 쉽게 설명드립니다.

그룹웨어 도입 필요성과 기대 효과

오늘날 디지털 전환과 하이브리드 업무 확산으로 그룹웨어는 선택이 아닌 필수가 되고 있습니다.

실제 통계청 조사에 따르면 국내 재택근무 인원은 2019년 9.5만 명(전체 근로자의 0.5%)에서 2022년 96만 명(4.4%)으로 3년 만에 10배 넘게 증가했습니다. 재택·원격 근무의 장점으로 업무 효율 및 만족도 향상, 비용 절감, 이직 방지, 기업 경쟁력 상승 등이 확인되었으며, 이러한 환경 변화에 대응하려면 그룹웨어가 필수적입니다.

그룹웨어 도입 효과 3가지

• 낭비되는 업무시간 감소: 조사에 따르면 직원의 약 64%는 협업 부족으로 주당 3시간 이상의 업무 시간을 낭비하고 있다고 합니다. 이메일, 메신저, 파일 공유가 산발적으로 이뤄지면 중요한 보고와 지시가 누락되기 쉽습니다. 그룹웨어는 이러한 의사소통 혼선을 줄여 업무 시간을 절약합니다.
• 생산성과 수익성 향상: 팀 협업이 강화되면 고객 만족도가 41%까지 높아질 수 있고, 직원 10명 중 7명은 협업 개선이 생산성 증대와 시간 절약에 긍정적 영향을 준다고 연구 결과가 있습니다. 또한 조직 몰입도가 높을수록 기업 수익이 21% 향상된다는 연구도 있는데요, 이는 그룹웨어 도입이 단순한 편의 향상을 넘어 비즈니스 성과로 이어질 수 있음을 시사합니다.
• 업무 품질과 만족도 제고: 그룹웨어로 업무 프로세스가 표준화되고 데이터가 투명하게 공유되면 구성원들이 업무 진행 상황을 명확히 파악할 수 있습니다. 한 세무법인의 김모 이사는 “아마란스10로 전환한 이후 야근 없이 부가세 신고를 마칠 수 있게 됐다”며 실시간 데이터 조회·검증 기능의 덕을 톡톡히 보고 있다고 말했습니다. 이처럼 현장에서는 업무 오류 감소와 워라밸 향상이라는 두 마리 토끼를 잡았다는 긍정적인 목소리가 나오고 있습니다.

그룹웨어 도입 방법 2025 (위하고 예시)

기업에 맞는 그룹웨어를 정하고 실제로 도입하는 과정은 체계적인 단계를 따라 이뤄집니다. 위하고를 예로 들어보겠습니다.

1. 도입할 그룹웨어 결정하기: 우선 우리 회사에 어떤 기능이 필요한지 파악해야 합니다. 이게 가장 간단하면서도 제일 중요한 단계라고 생각합니다. 회계·세무 관리, 전자결재, 메신저, 일정 관리 등 업무 요구사항 목록을 만들고, 다양한 그룹웨어 순위를 비교해보세요. 이번에 저희 한국ERP의 그룹웨어 순위 2025 글을 확인해보세요! 다만, 만약 회사에서 스마트A 등의 더존 프로그램을 이미 사용하고 있다면, 그대로 위하고로 전환하시는 걸 추천드립니다.
2. 그룹웨어 고객센터 또는 세일즈 팀 연락하기: 도입할 제품을 정했다면, 공식 채널로 문의하여 상담을 진행합니다. 더존 도입을 결정하셨다면, 본사 영업 팀이나 더존 대리점으로 연락하셔야 수월하게 그룹웨어 도입이 가능합니다. 그룹웨어 도입 문의 시에는 회사 규모(사용자 수), 필요 모듈, 예산 범위 등을 미리 정리해 전달하면 상담이 원활합니다. 또한 현재 사용 중인 시스템(예: 기존 ERP나 메일 시스템)을 알려주어 데이터 이전이나 연동 계획을 논의하는 것도 중요합니다. 상담 과정에서는 도입 비용 구성(초기 비용 vs 구독료), 교육/지원 방안, 커스터마이징 가능 여부 등을 꼼꼼히 확인하세요. (예: “클라우드 방식으로 제공되나요?”, “사용자 교육 자료는 제공되나요?” 등) 영업 팀이 제시하는 도입 사례와 혜택도 귀 기울여 듣되, 우리 회사 상황에 맞는지 판단하는 균형 감각이 필요합니다.
3. 그룹웨어 구매 및 설치: 상담을 통해 견적과 도입 방안을 확인했다면, 내부 결재를 거쳐 구매 계약을 진행합니다. 위하고의 경우 월 구독 형태로 도입할 수 있고, 필요한 모듈에 따라 가격이 책정됩니다. 계약 후에는 시스템 설정 및 설치 단계로, 클라우드 그룹웨어인 위하고는 별도 서버 구축 없이 즉시 사용할 수 있도록 세팅됩니다. 더존 기술 지원팀이 초기 세팅을 도와주며, 조직도 업로드, 권한 설정, 기존 데이터 마이그레이션 등을 진행합니다. 이 과정에서 시범 사용자 그룹(Pilot)을 선정해 테스트 운영을 해보는 것이 좋습니다. 문제 발생 시 고객센터 원격 지원을 받을 수 있으며, 필요하다면 더존의 지역 영업 지점에서 추가 지원을 제공하기도 합니다. 설치가 완료되면 전사 공지와 함께 사용자 교육을 실시하여 모든 직원들이 새 그룹웨어에 접속하고 활용할 준비를 마칩니다.

성공적인 그룹웨어 도입을 위한 실전 노하우

새로운 그룹웨어를 도입하는 것은 단순한 IT 시스템 설치가 아니라 업무 방식의 변화입니다. 제 경험 상, 현장에서 성공적으로 안착시킨 기업들은 몇 가지 노하우를 강조합니다:

• 경영진의 지원과 명확한 목표 설정: “구슬이 서 말이라도 꿰어야 보배”라는 속담처럼, 아무리 좋은 그룹웨어도 활용하지 않으면 무용지물입니다. 그룹웨어 도입 초기에 경영진이 적극적으로 지원하며 명확한 목표(예: 결재 프로세스 100% 전산화)를 제시하면 구성원들의 동기부여가 커집니다. 반대로 목표나 의사결정 없이 여기저기서 요구만 많다면 사공이 많아 배가 산으로 갈 수 있습니다. 한 중견기업 IT팀장은 “임원들이 먼저 일정을 그룹웨어로 공유하고 결재를 올리니, 직원들도 자연스럽게 따라왔다”고 전했습니다. 톱다운 지원과 바텀업 피드백의 조화가 중요합니다.
• 사용자 교육과 초기 적응 지원: 새로운 시스템에 대한 두려움과 거부감을 줄이려면 초기 교육과 지원이 필수입니다. 그룹웨어 도입 시 부서별 파워유저(슈퍼유저)를 지정하여 동료들의 질문에 답해주고 현장에서 도움을 줄 수 있게 해보세요. 특히 위하고의 경우, 더존 에듀캠을 통해 온라인 가이드와 동영상 교육 자료를 적극 활용하면 좋습니다. 교육 시에는 실제 업무 시나리오에 맞춰 실습 형태로 진행하여 자주 쓰는 기능(예: 전자결재 올리기, 게시판 글쓰기 등)을 익히게 합니다. 또 초기 1~2주는 IT 담당자가 상주 지원하며, 사소한 문의라도 즉각 응대하면 사용자들의 불편을 크게 덜 수 있습니다.
• 기존 업무 연계 및 데이터 이관: 그룹웨어 도입 전에 기존에 쓰던 엑셀 양식, 메일 아카이브, 조직 연락처 등을 최대한 새 그룹웨어로 이전하거나 연동해달라고 반드시 요청하세요. 위하고는 ERP와 연계성이 강점이므로, 회계 시스템의 거래처 정보나 인사 정보 등을 연동하면 중복 입력 없이 편리하게 쓸 수 있습니다. 또한 Single Sign-On(SSO)이나 메일 연동 등을 설정해 사용자가 여러 시스템에 일일이 로그인하지 않도록 해주세요. 초기에는 이전 시스템(메일, 메신저)과 병행 운영 기간을 두어 급작스런 불편을 방지하고, 점진적으로 그룹웨어 중심으로 업무를 전환하면 충격을 줄일 수 있습니다. 이 과정에서 사용자 의견 수렴 채널을 마련해 불편사항을 모니터링하고 개선해 나가면 도입 만족도가 높아집니다.
• 운영 정책 수립과 정착 문화 만들기: 마지막으로, 그룹웨어가 일상적으로 활용되려면 사내 문화와 규칙이 따라줘야 합니다. 예를 들어, 모든 공식 지시는 메신저가 아닌 그룹웨어 게시판에 올린다든지, 회의 일정은 반드시 공유 캘린더로 잡는다는 등의 원칙을 명문화하세요. 초기에는 이를 어기는 사례에 대해 리더들이 직접 사용을 독려하고 모범을 보여줄 필요가 있습니다. 또한 성과를 가시화하는 것도 방법입니다. 도입 3개월 후 전자결재 처리 건수, 종이사용 감소량, 평균 결재 소요시간 단축 등 수치를 측정해 공유하면 임직원들이 변화를 실감하고 더 적극적으로 활용하게 됩니다. 작은 성공 사례들을 사내 게시판에 소개하고 포상하면 사용 정착에 큰 도움이 됩니다.

결국 시작이 반이듯, 초반 3~6개월간 정성을 들여 정착시키면 이후에는 그룹웨어가 없어서 못 버티는 업무 필수 도구가 될 것입니다.

결론

기업 경쟁이 치열해지고 업무 속도의 시대가 도래하면서, 그룹웨어 도입은 더 이상 미룰 수 없는 과제가 되었습니다. 그룹웨어를 통해 체계적인 협업 환경을 구축하면 얻을 수 있는 생산성 향상과 리스크 감소는 수치와 사례로 입증되고 있습니다.

물론 도입 과정에는 투자와 노력이 필요하지만, “한번 해보자” 라는 마음 가짐으로 임하면 충분히 그 가치를 얻을 수 있습니다. 더존 등 전문 ERP 업체의 풍부한 경험과 함께 위에서 소개한 노하우를 참고한다면, 신입 담당자부터 경영진까지 모두가 만족하는 그룹웨어 구축을 이뤄낼 수 있을 것입니다. 디지털 전환의 방향키를 잡고 있는 기업이라면 지금이 바로 그룹웨어로 업무 혁신을 시작할 적기라고 생각합니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)